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go-vern-ment文件管理软件选型的四大要素

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发表于 前天 10:03 | 显示全部楼层 |阅读模式

  电子文件是电子政务活动的主要工具和真实记录,电子文件管理的疏漏或不当,可能造成go-vern-ment机构和社会记忆的某些空白,使机构和国家为此遭受政治、经济和文化等方面的重大损失。因此,go-vern-ment电子文件管理是电子政务建设的题中应有之义。而go-vern-ment文件管理软件是实现go-vern-ment文件管理的重要载体,那么,如何做好go-vern-ment文件管理软件选型呢?我们从以下四大要素进行分析,为大家提供参考。文档管理系统的其他知识和内容也可以到网站具体了解一下,我们是领域内专业的企业平台,欢迎您的关注和了解!


  第一:go-vern-ment文件的全生命周期管理

  通过文档全生命周期管理,组织可以将不同来源、不同性质、不同用途的文档资源整合起来,进行统一化、规范化管理。在此基础上,文档所承载的知识内容,通过分享、整合、存储、更新等知识生命周期的过程,可以更好地发挥其效用价值。

  知识管理专家会博通专注文档一体化管理软件,软件涵盖文档全生命周期管理的专业功能,包括文档采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能。

  第二:go-vern-ment文件管理的全面标准化、流程化

  文档、知识内容等资源,不仅能随流程发起而产生,比如在业务流程中,应用系统模板快速创建报价单等;也可以通过流程进行协作、共享,比如通过借用流程查阅文档,或将业务所需文档通过流程发起流转等;还能通过流程沉淀企业知识资产,比如通过归档流程,将审批痕迹与成果文件一并归档等。

  这样一来,组织内部的知识资源真正实现了“从业务中来,应用会博通文档一体化管理软件不但可实现各类文件的流转,如档案移交、归档、借还等,而且所有工作流的设计与运作工具,如采购、请假、指派任务等。业务中去”,从而更好地发挥其知识效用。

  第三:go-vern-ment文件管理纸质+电子文件同步管理

  不同类型、不同性质的文件档案,无论是纸质文件还是电子文件,都需要实现有序、同步管理。

  通过会博通系统,可实现纸质文档及电子文档从采集、整理、录入、归档入库、借还、编研到注销等全生命周期管理。不同类型、性质的文档都能按照企业需求有序归档,清晰分类,文档管理的效率大幅提升。会博通还提供了纸质存放位置地图的功能,在系统中一查即可了解其存储位置。

  第四:go-vern-ment文件管理需注重权限及安全管理

  权限管理是否足够细化、是否具备足够的弹性,不仅关乎政组织的信息安全,更与组织的精细化程度、管理效率密切相关。

  会博通文档一体化管理软件能够为文档提供细粒化、多维度的权限及安全管理体系:

  (1)严密权限控制:文档的编辑、搜索、查阅、借还等操作,均需依据权限进行,权限是针对对象、行为、信息等不同的层面进行设置。

  (2)防扩散水印:查阅、打印档案时均会自动带上水印,扩散可追溯且操作全程在线留痕,避免组织重要信息外泄。

  (3)多重安全机制:提供包括SSL网络加密传输、数字证书、电子印章、USBKey加密锁、强密码登录控制等安全策略。多重控险关卡,为文档信息安全保驾护航。
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